Externalizar a logística quando se vendem produtos frágeis

Uma marca que vende online acaba sempre por colocar a mesma questão: manter a preparação das suas encomendas internamente, ou confiá-la a um prestador. A resposta raramente depende de uma preferência. Depende de números, e de uma profissão.

O que a logística realmente abrange

Resume-se muitas vezes a logística a «enviar encomendas». No terreno, ela soma pelo menos seis operações distintas: receber e controlar a mercadoria, arrumá-la e monitorizá-la em stock, preparar cada encomenda, escolher e comprar o transporte, tratar as devoluções, e fazer tudo isto dialogar com a loja online.

Cada uma destas operações é uma rubrica de custo — e uma rubrica de risco. Um controlo de receção mal feito paga-se seis semanas depois em desvio de inventário. Um calço aproximado paga-se em quebras, em litígios e em reenvios.

O cálculo honesto de uma internalização

Comparar um orçamento de prestador com «o que isto me custa hoje» só faz sentido se somarmos tudo o que a operação interna consome realmente:

• o salário com encargos da ou das pessoas que preparam;
• a renda, a energia e o seguro do espaço de armazenamento;
• os veículos e as deslocações ligadas às expedições;
• o custo de compra do transporte, muitas vezes negociado sozinho, logo mais caro;
• o material: prateleiras, caixas, calço, informática;
• e o custo invisível: o tempo de direção gasto a gerir um armazém em vez de uma marca.

Perante isto, um prestador fatura geralmente três rubricas: uma preparação por encomenda, um armazenamento por palete e por mês, e o transporte. A que se soma um valor fixo de gestão. A comparação torna-se então clara.

O ponto de viragem

Abaixo de um certo volume, a operação interna continua muitas vezes mais económica — sobretudo se a pessoa que prepara também faz outras coisas. Acima disso, dois efeitos combinam-se: o prestador compra o transporte em condições de rede, e absorve os picos sem contratar.

O verdadeiro ponto de viragem não é, no entanto, um número de encomendas. É o momento em que a logística começa a impedir a marca de fazer o seu ofício: quando uma rutura de stock deixa de ser detetada a tempo, quando um pico sazonal põe a equipa comercial a embalar, quando os litígios de transporte ocupam meio dia por semana.

Os produtos frágeis mudam tudo

Para um frasco, um tubo, um vidro ou um cosmético, a encomenda não é um invólucro: é parte do produto. O vazio parte mais do que o choque. A caixa deve ser escolhida em função do seu conteúdo, não retirada da pilha ao acaso. O calço faz-se à mão.

É neste ponto que a experiência do prestador conta mais do que o seu preço: uma taxa de quebra reduzida a metade vale mais do que uma preparação dez cêntimos mais barata.

Cinco perguntas a fazer antes de assinar

Quem prepara? Pessoal permanente e formado, ou trabalho temporário que roda consoante os meses?

Quantos formatos de caixa? Um prestador que só propõe dois ou três vai expedir vazio.

Que transportadoras, a que preço, e quem mantém a negociação?

Como se faz a ligação informática com a sua loja ou o seu ERP, e em que prazo chegam os seguimentos?

O que acontece em caso de quebra ou devolução? Fotografia, decisão de reposição em stock, reintegração no inventário: estas regras devem estar escritas antes, não depois.

A nossa posição

O grupo fez este cálculo para as suas próprias marcas, e depois optou por fazer disso uma profissão em vez de um centro de custos. Foi assim que nasceu a GreenLog, a empresa de logística do grupo: o mesmo armazém, a mesma equipa, a mesma exigência com a encomenda — agora aberta a marcas exteriores.