Uw logistiek uitbesteden wanneer u breekbare producten verkoopt

Een merk dat online verkoopt, stelt zich vroeg of laat altijd dezelfde vraag: de orderverwerking intern houden, of ze toevertrouwen aan een dienstverlener. Het antwoord hangt zelden af van een voorkeur. Het hangt af van cijfers, en van een vak.

Wat logistiek werkelijk omvat

Logistiek wordt vaak samengevat als “pakketten versturen”. In de praktijk telt het minstens zes afzonderlijke handelingen op: de goederen ontvangen en controleren, ze opslaan en in voorraad volgen, elke bestelling verwerken, het transport kiezen en inkopen, retouren behandelen, en dit alles laten communiceren met de webshop.

Elk van deze handelingen is een kostenpost — en een risicopost. Een slordige ontvangstcontrole wordt zes weken later betaald in voorraadverschillen. Een gebrekkige opvulling wordt betaald in breuk, geschillen en herverzending.

De eerlijke berekening van interne verwerking

Een offerte van een dienstverlener vergelijken met “wat het mij vandaag kost” heeft alleen zin als u alles optelt wat de interne verwerking werkelijk verbruikt:

• het brutoloon van de persoon of personen die de bestellingen verwerken;
• de huur, energie en verzekering van de opslagruimte;
• de voertuigen en de ritten voor de verzendingen;
• de inkoopprijs van het transport, vaak alleen onderhandeld, en dus duurder;
• het materiaal: stellingen, dozen, opvulmateriaal, IT;
• en de onzichtbare kost: de tijd van de directie besteed aan het beheren van een magazijn in plaats van een merk.

Daartegenover factureert een dienstverlener doorgaans drie posten: een verwerking per bestelling, een opslag per pallet en per maand, en het transport. Daar komt een beheersvergoeding bij. De vergelijking wordt dan overzichtelijk.

Het kantelpunt

Onder een bepaald volume blijft interne verwerking vaak voordeliger — vooral als de persoon die verwerkt ook andere taken heeft. Daarboven combineren zich twee effecten: de dienstverlener koopt transport in tegen netwerkvoorwaarden, en hij vangt piekmomenten op zonder te moeten aanwerven.

Het echte kantelpunt is echter geen aantal pakketten. Het is het moment waarop de logistiek het merk begint te verhinderen zijn vak uit te oefenen: wanneer een voorraadtekort niet meer op tijd wordt opgemerkt, wanneer een seizoenspiek het verkoopteam aan het inpakken zet, wanneer transportgeschillen een halve dag per week in beslag nemen.

Breekbare producten veranderen de zaak

Voor een flesje, een tube, glas of een cosmeticaproduct is het pakket geen verpakking: het is een deel van het product. Lege ruimte breekt meer dan een schok. De doos moet worden gekozen voor de inhoud, niet zomaar van de stapel gepakt. De opvulling gebeurt met de hand.

Dit is het punt waarop de ervaring van de dienstverlener zwaarder weegt dan zijn tarief: een breukpercentage dat gehalveerd wordt, is meer waard dan een verwerking die tien cent goedkoper is.

Vijf vragen om te stellen vóór het tekenen

Wie verwerkt de bestellingen? Opgeleid vast personeel, of wisselende uitzendkrachten naargelang de maand?

Hoeveel doosformaten zijn er? Een dienstverlener die er maar twee of drie aanbiedt, verzendt lege ruimte.

Welke vervoerders, tegen welke prijs, en wie behoudt de onderhandeling?

Hoe verloopt de IT-koppeling met uw webshop of uw ERP-systeem, en binnen welke termijn komen de trackinggegevens door?

Wat gebeurt er bij breuk of retour? Foto’s, beslissing tot herinslag, opname in de voorraad: deze regels moeten vooraf worden vastgelegd, niet achteraf.

Ons standpunt

De groep heeft deze berekening gemaakt voor zijn eigen merken, en koos er vervolgens voor er een vak van te maken in plaats van een kostenpost. Zo is GreenLog ontstaan, het logistiek bedrijf van de groep: hetzelfde magazijn, hetzelfde team, dezelfde eisen aan het pakket — voortaan open voor externe merken.