Att outsourca sin logistik när man säljer ömtåliga produkter

Ett varumärke som säljer online ställs förr eller senare inför samma fråga: behålla orderhanteringen internt, eller anlita en leverantör. Svaret handlar sällan om en preferens. Det handlar om siffror, och om ett yrke.

Vad logistik egentligen omfattar

Logistik sammanfattas ofta som att “skicka paket”. I praktiken omfattar den minst sex olika moment: ta emot och kontrollera varorna, lägga dem i lager och hålla koll på dem, förbereda varje beställning, välja och köpa transport, hantera returer, och få allt detta att samverka med webbutiken.

Var och en av dessa moment är en kostnadspost — och en riskpost. En slarvig mottagningskontroll straffar sig sex veckor senare i form av lagerdifferenser. En bristfällig packning straffar sig i form av skador, tvister och omleveranser.

Den ärliga kalkylen för intern hantering

Att jämföra en leverantörsofferter med “vad det kostar mig i dag” är bara meningsfullt om man räknar med allt den interna hanteringen faktiskt förbrukar:

• den fullständiga personalkostnaden för den eller de som packar;
• hyra, energi och försäkring för lagerytan;
• fordon och resor kopplade till utskicken;
• inköpskostnaden för transporten, ofta förhandlad på egen hand och därför dyrare;
• utrustningen: hyllor, kartonger, packmaterial, IT-system;
• och den osynliga kostnaden: den ledningstid som går åt till att sköta ett lager i stället för ett varumärke.

En leverantör fakturerar i regel tre poster: en förberedelse per beställning, en lagringskostnad per pall och månad, och transporten. Till det kommer en administrationsavgift. Jämförelsen blir då mer överskådlig.

Brytpunkten

Under en viss volym är den interna hanteringen ofta fortfarande mest ekonomisk — särskilt om personen som packar också gör annat. Över den volymen kombineras två effekter: leverantören köper transport till nätverksvillkor, och den absorberar toppar utan att behöva anställa.

Den verkliga brytpunkten är dock inte ett antal paket. Det är det ögonblick då logistiken börjar hindra varumärket från att sköta sin egen verksamhet: när en lagerbrist inte upptäcks i tid, när en säsongstopp gör att säljteamet får packa paket, när transporttvister tar upp en halv arbetsdag i veckan.

Ömtåliga produkter ändrar förutsättningarna

För en flaska, en tub, ett glas eller en kosmetisk produkt är paketet inte bara ett hölje: det är en del av produkten. Tomrum orsakar mer skada än stötar. Kartongen måste väljas efter innehållet, inte tas från högen. Packningen görs för hand.

Det är här leverantörens erfarenhet väger tyngre än priset: en halverad skadefrekvens är värd mer än en förberedelse som är tio öre billigare.

Fem frågor att ställa innan ni skriver på

Vem packar? Fast anställd och utbildad personal, eller roterande bemanning beroende på säsong?

Hur många kartongformat finns? En leverantör som bara erbjuder två eller tre format kommer att skicka tomrum.

Vilka transportörer, till vilket pris, och vem behåller förhandlingen?

Hur sker IT-kopplingen till er webbutik eller ert affärssystem, och hur snabbt uppdateras spårningsinformationen?

Vad händer vid skador eller returer? Fotografering, beslut om återlagring, återinförande i lagersaldot: dessa regler måste vara nedskrivna i förväg, inte i efterhand.

Vår ståndpunkt

Koncernen gjorde denna kalkyl för sina egna varumärken, och valde sedan att göra det till en egen verksamhet snarare än en kostnadspost. Så föddes GreenLog, koncernens logistikbolag: samma lager, samma team, samma krav på paketet — numera öppet för externa varumärken.